Zeiterfassung

Wer, wann, wo, wie lange?

Zeiterfassung

Nicht erst seit der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EUGH) zur Zeiterfassung stellt sich die Frage: “Wer war wann wo und wie lange“.

Dem Gericht geht es um die Dokumentation. Der Hintergrund für die Entscheidung war die Frage nach der Erfassung von Überstunden. Aber auch zur Frage der „Unterstunden“ gibt es eine eindeutige Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, die besagt: „Arbeitszeitbetrug ist kein Kavaliersdelikt.“ In dem Streitfall ging es darum, dass von einer Arbeitnehmerin die Arbeitszeit nicht richtig erfasst wurde, was aus der Sicht des Gerichts zu einer berechtigten Kündigung ohne Abmahnung führte. Die Mitarbeiterin hatte die Parkplatzsuche als Arbeitszeit ausgegeben.

Um diese Kontroversen zu vermeiden, sollte die Arbeitszeit dokumentiert werden. Das schafft eine sachliche Grundlage und es lassen sich sowohl streitige Diskussionen als auch überflüssige Gerichtsverfahren vermeiden.

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Wer?

Die stationäre Zeiterfassung ist ein Thema. Auch hier spielt vielfach die Fairness eine prägende Rolle. Es geht nicht allein um Überstunden, sondern auch um die Frage, wie mit den „Raucherpausen“ umzugehen ist. Auch ändern sich die Arbeitsumgebungen, wie die Verlagerung der Arbeit ins Home-Office.

Anforderungen an die Dokumentationspflichten sind branchenabhängig und unterschiedlich.

Ein Bereich ist der „mobile Arbeitseinsatz“. Ob im Handwerk, im Vertrieb oder im Service, Mitarbeiter sind mobil unterwegs.

Wann?

Zur Arbeitszeiterfassung gehört neben der Frage „Wie lange?“ gearbeitet wurde, auch die Zuordnung zum „Wann?“

Nicht nur für die Dokumentation der Arbeitszeit zur Berechnung von Lohn und Gehalt kommt es auf das Datum und die Uhrzeit an. Vielfach ist die in Rechnung gestellte Arbeitszeit dem Kunden gegenüber nachzuweisen. Gerade wenn es um zeitlich bestimmte Arbeitseinsätze geht, kommt der genauen Bestimmung eine besondere Bedeutung zu.

Wo?

In der Regel wird nach Zeit bezahlt und abgerechnet. Der Kunde stellt die Forderung infrage und fordert einen Nachweis. Neben der Identität des Fahrers oder Mitarbeiters kommt es auch auf den Leistungsort an.

Mehrere Mitarbeiter fahren zusammen zur Baustelle. Wo beginnt die Arbeitszeit des Fahrers, wo die der Mitarbeiter?

Wie lange?

Setzen Sie einen fairen Maßstab für alle. Auch die mobile Zeiterfassung folgt dem Anspruch auf Gleichbehandlung. Die Transparenz schafft Sachlichkeit. Ausfallerscheinungen lassen sich vermeiden.

Das Bundesarbeitsgericht weist darauf hin, dass „Arbeitszeitdiebstahl kein Kavaliersdelikt sei“, und hält in diesen Fällen fristlose Kündigungen ohne Abmahnung für begründet (Urteil vom 9. Juni 2011, Az. 2 AZR 381/10)

Quantität und Qualität

Wie immer Arbeitszeit erfasst wird, es wird nur die Zeit erfasst, also die Quantität, nicht aber die Qualität oder Produktivität.

Auch das kann zu Ungerechtigkeiten führen. Der eine Mitarbeiter erhält Überstunden bezahlt, weil er lange mit der Bearbeitung der ihm übergebenen Aufgaben befasst war. Die Frage drängt sich auf, ob es an der Aufgabe lag oder an demjenigen, der die Aufgabe lösen sollte. Der andere Mitarbeiter ist vielleicht aufgrund seiner Fortbildung, seinem praktischen Verständnis oder aus welchen Gründen immer, viel schneller fertig.

Damit einher geht die Frage nach der Unterscheidung von betrieblicher Anwesenheit und tatsächlicher Arbeitszeit.

Es gibt die verschiedensten Untersuchungen zur Produktivität, die je nach Beruf auch mit der Konzentrationsfähigkeit zusammenhängt.

Es gibt Studien, die den 8-Stunden-Tag in Frage stellen. Das Thema Arbeitszeit ist ein weites Feld. Da aber in der Regel die Zeit und nicht der Erfolg bezahlt wird, kommt es auf die Arbeitszeiterfassung an.

Vertrauensarbeitszeit vs. Zeiterfassung

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: So lautet ein bekanntes Sprichwort. Aber wie sieht das Ganze im Arbeitsleben und besonders in Bezug auf Arbeitszeiten aus? Vertrauensarbeitszeit oder Zeiterfassung, welches Modell schneidet besser ab? Wir haben beide miteinander verglichen. Ob es überhaupt „die bessere“ Lösung gibt, erfahren Sie in unserem Blogartikel.

Zeiterfassung vs. Vertrauensarbeitszeit

Was sagen unsere Kunden?

Unser Kunde Kanal Beyerle berichtet:

Dir laufen Zeit und Geld davon und Du kriegst es gar nicht mit!

So wurde ich von befreundeten Geschäftsleuten auf die Notwendigkeit eines GPS-Ortungssystems hingewiesen.

Und Sie hatten Recht. Das Einsparpotenzial wurde sofort nach dem Einbau deutlich sichtbar.

Da wir bundesweit arbeiten, können Ausfallzeiten und Stillstände objektiv nicht erfasst werden. Aber das Fahrzeugortungssystem der Firma PTC Telematik brachte die notwendige Transparenz und gab uns die notwendigen Daten an die Hand.

Mich selbst unterstützt es in der Disposition. Bei Notfällen oder Engpässen sehe ich gleich, welches weitere Fahrzeug in der Nähe und damit einsatzbereit ist. Wir können sofort reagieren.

Auch das Thema der Dokumentierung wird immer aktueller. Deshalb legen wir jetzt den Rechnungen die Zeiterfassungsberichte bei, die wir aus dem Portal ausdrucken können. Ein weiterer wertvoller Beitrag, die Zufriedenheit unserer Kunden zu steigern.

Mit der PTC Telematik GmbH haben wir den richtigen Partner gefunden und das passende System. Diese Investition macht sich für uns täglich bezahlt!

Kosten-Nutzen-Verhältnis

Es geht in der Praxis nicht nur um den Ausgleich von Überstunden. Es stellt sich die Frage, ob die vereinbarten Zeiten eingehalten worden sind.

Schon bei einer Abweichung von 15 Minuten und einem kalkulierten Stundensatz von EUR 45,00 zahlen Sie EUR 11,25 mehr als nötig. Bei 30 Minuten sind es bereits EUR 22,50 und bei einer Stunde sogar 45,00 pro Tag und Mitarbeiter. Wenn Sie mit 230 Arbeitstagen kalkulieren sind es am Ende des Jahres pro Mitarbeiter EUR 10.350,00.

Wurden die Routen wie vorgeschrieben gefahren? Wurden Umwege gemacht? Wurden während der Arbeitszeit private Besorgungen erledigt?

Routine und festgefahrene Gepflogenheiten werden häufig zu Zeitdieben. Überzeugen Sie sich von dem Einsparpotential durch die Kombination von Planung, Echtzeiterfassung und Controlling der täglichen Einsatzfahrten.

Ob Fahr- Halte- oder Standzeiten. Eine klare und unmissverständliche Dokumentation bietet eine sachliche Grundlage für jede Diskussion über Arbeitszeiten.

Transparenz schafft Vertrauen.

Kosten-Nutzen-Verhältnis

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