eFahrtenbuch

einfache Bearbeitung

Das eFahrtenbuch sollte aber auch einen weiteren Bearbeitungskomfort bieten, wie die Übernahme von Daten bei wiederkehrenden Besuchen. Die gefahrenen RoutenDer genaue Weg zwischen mehreren Punkten beschreibt eine Route. Diese kann geplant oder bereits gefahren sein. Unterschieden wird eine Strecke, die zwischen zwei Punkten liegt. Eine Route kann Wegpunkte haben, werden in der Karte angezeigt und können als Erinnerungsstütze aufgerufen werden.  Auf die Einhaltung der Bearbeitungsfristen wird hingewiesen.

Erfassung sämtlicher Privat- und Geschäftsfahrten

Alle Privat- und Geschäftsfahrten werden fälschungssicher erfasst. Sie erhalten eine lückenlose und zeitnah geführte Dokumentation für Ihr Finanzamt. Standorte können manuell oder über die Importfunktion angelegt und mit den wichtigen Daten ergänzt werden, um die Bearbeitung zu vereinfachen. Mittels einer Kalibrierfunktion werden die GPS-gestützten Kilometerangaben an den tatsächlichen Tachostand angepasst.

Privatfahrten werden als solche ausgewiesen und die Daten werden verdeckt. Dies kann bereits automatisiert aus dem Fahrzeug mittels eines Privatschalters erfolgen.

Richtlinien der Finanzverwaltung

Elektronische Fahrtenbücher sind von den Steuerbehörden ausdrücklich vorgesehen. Es müssen sich nur dieselben Erkenntnisse wie aus einem schriftlich geführten FahrtenbuchFahrtenbücher müssen laut den Richtlinien der Finanzverwaltung geführt werden. Im Zuge der Digitalisierung bietet PTC die Dokumentation in elektronischer Form an. Dies erleichtert dem Nutzer die Umsetzung und ist zudem gewinnen lassen.

Dafür gibt es einschlägige Bestimmungen:

• Ein elektronisches Fahrtenbuch muss fortlaufend und zeitnah geführt werden. Nachträgliche Veränderungen dürfen nur dokumentiert vorgenommen werden Fahrtenbücher, die zum Beispiel mit einer Tabellenkalkulationssoftware wie MS Excel erstellt werden, entsprechen deshalb nicht diesen Richtlinien.

Eine detaillierte Aufzeichnung der betrieblichen Fahrten ist unabdingbar.

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen auswärtigen Tätigkeit
• Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute und ggf. der Privatanteil
• Reisezweck mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner,
• die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten mit einem kurzen Vermerk.
• Die EchtzeitortungDie Echtzeitortung ist ein Vorgang, bei dem die genaue Position von Objekten bestimmt werden kann. Die Position lässt sich in Echtzeit, sprich live, verfolgen. Die exakten Positionsdaten werden über GPS- mittels eines satellitengestützen GPS-Systems gibt Aufschluss über die zurückgelegten Strecken sowie die Fahr- und Standzeiten.

Dokumentation der Änderungen

Wichtig ist, dass Änderungen dokumentiert werden. Diese Notwendigkeit ist integriert und automatisiert. Manuelle Eingaben sind nicht erforderlich. Es wird genau erfasst, was und vor allem wann geändert worden ist.

Zugang für den Steuerberater

Dem Steuerberater kann ein gesonderter Zugang zur Überprüfung eingerichtet werden. Zeitaufwendige Besuche oder Korrespondenzen lassen sich vermeiden.