Mit der Digitalisierung ihres Fuhrparkes haben bereits viele Unternehmen begonnen. Um hierbei Termine und Kosten im Blick zu behalten, kommen je nach Größe Fuhrpark-Management-Systeme zum Einsatz. Das ist auch gut so, denn ein umfassendes Controlling hilft dabei, Prozessabläufe zu organisieren und zu optimieren.
Controlling
Verbesserung der Effektivität und Effizienz
Effektivität, Effizienz und Planungsentscheidungen
Wer war wann wo? Und wie lange? Das sind die Ausgangsfragen des Fuhrparkmanagements. Damit sie zufriedenstellend beantwortet werden können, sollte man sich mit dem Thema Controlling auseinandersetzen. Daten müssen erfasst und verarbeitet werden. Nur so ist eine kontinuierliche Effizienz- und Effektivitätssteigerung durch gezielte Berichterstattung und Analysen möglich.
Erfahrungen und vor allem Ergebnisse sind die Basis wichtiger Planungsentscheidungen. Aber wie sagt man so schön? Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Deshalb ist es wichtig, Daten zu sammeln, übersichtlich zusammenzufassen und zu analysieren. Welche Änderungen sind vorzunehmen? Welche Prozesse lassen sich optimieren? Fragen, die sich mithilfe des gesammelten Datensatzes beantworten lassen.
Dokumentation, Analyse
Damit Sie eine umfangreiche Analyse durchführen können, werden alle Daten von unserer Software übersichtlich zusammengefasst und aufbereitet. Durch die Einsicht in unser Flottenportal haben Sie immer einen genauen Überblick über Ihre gefahrenen Touren, die jeweils einem Fahrer zugeordnet werden können. Je nach Modul finden Sie in Ihren Auswertungen aber nicht nur die Start- und Stoppanschrift mit genauer Uhrzeit. Sie haben außerdem Zugriff auf die Durchschnittsgeschwindigkeit oder die gefahrene Geschwindigkeit an einem beliebigen Punkt und können Routen inklusive Halts und Stopps eines Fahrzeuges komplett einsehen.
Weitere Aspekte, die Sie je nach Modul herausfiltern können, sind die Angabe von Positionen des jeweiligen Fahrzeuges oder die Übertretung von Geschwindigkeitsbegrenzungen. Sie können außerdem erkennen, wann sich ein Fahrer angemeldet hat, oder die genauen Arbeits- und Pausenzeiten eines Mitarbeiters einsehen.
Kosten senken durch Controlling
Stellen Sie sich einmal vor, ein Angestellter überzieht seine Haltezeiten jeden Tag eine Viertelstunde. Bei einem Stundensatz von 45,00 EUR und 230 Arbeitstagen errechnet sich durch diese 15 Minuten ein finanzieller Verlust von 10.350,00 EUR. Gerade für Unternehmen mit einer großen Mitarbeiterzahl eine Last, die nicht zu tragen ist. Unser Telematik System sendet ein Signal an das Flottenportal, sobald die Zündung betätigt wird. Dadurch kann zwar nicht verhindert werden, dass Mitarbeiter ihre Zeiten nicht einhalten, Sie können aber vermeiden, dass solche Zeitverluste unentdeckt bleiben.
Sofern die richtigen Eintragungen vorgenommen wurden, können Sie genau nachverfolgen, wann ein Fahrer eine Geschäftsfahrt getätigt, und wann er das Fahrzeug für private Zwecke genutzt hat. Als Unternehmer sparen Sie bekanntlich besonders dann Steuern, wenn mit einem Firmenwagen überwiegend geschäftliche Fahrten getätigt werden. Dementsprechend müssen Sie das Verhältnis von Geschäfts-und Privatfahrten kennzeichnen. Mit unseren Berichterstattungen und Analysen sind sie hierbei auf der sicheren Seite.
Eine weitere Besonderheit, die Ihnen unser Tracking liefert, ist die Aktivierung von Alarmen. So können Sie sich zum Beispiel darüber informieren lassen, wenn ein Fahrzeug in einen festgelegten Geo-Fence ein- oder ausfährt, die Hauptstromzufuhr gekappt wird, Halte- und Stoppzeiten überschritten werden oder sich das Fahrzeug ohne Betätigung der Zündung, beispielsweise im Falle eines Diebstahls, bewegt. Das alles sind Details, die Ihr Fuhrparkmanagement und besonders das Controlling enorm erleichtern.
Soll-Ist-Vergleich
Es wurde bereits angeführt, dass aus einigen Minuten am Tag auf einen langen Zeitraum gesehen Verluste im Fünfstelligen Bereich entstehen können. Deshalb kann es von großem Nutzen sein, einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen. Entweder, Sie legen hierfür getrackte Touren visualisiert über die geplanten oder Sie nutzen die umfangreiche Berichterstattung im Flottenportal.
Durch die Soll-Ist-Tabelle werden Ihnen Abweichungen im Detail angezeigt. War Ihr Fahrzeug früher oder später am Zielort, ist es dort kürzer oder länger geblieben als geplant und inwieweit weichen die geplanten von den tatsächlichen Abfahrtszeiten ab? Außerdem wird deutlich, ob die Fahrzeiten richtig geplant wurden oder ob auch hier Optimierungen nützlich sind.
Wenn Sie sich zukünftig die Frage nach der Verbesserung der Effektivität und Effizienz stellen, sollten damit auch immer zwei weitere Aspekte einhergehen: „Wurden die richtigen Dinge getan?“ und „Wurden diese Dinge richtig getan? Genau hierfür sind die Digitalisierung, die Analyse und das umfassende Controlling des Fuhrparks entscheidend.
Archivierung
Standardmäßig werden Ihre Daten für ein Jahr gespeichert. Als Unternehmen können Sie allerdings ganz individuell festlegen, wie lange die Zeitspanne der Archivierung Ihrer Daten sein soll. Sie haben die Möglichkeit, sich die Berichte per Mail zusenden zu lassen und entscheiden dabei selbst, ob Sie diese täglich, wöchentlich oder monatlich erhalten möchten. Neben der Online-Dokumentation können Sie Ihre Berichte auch in einem PDF-Format ablegen und ausdrucken.
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