Methoden aus dem Zeitmanagement

Methoden aus dem Zeitmanagement

Fuhr­park­leiter wissen: Nur ein orga­ni­siertes Management schafft eine Effek­ti­vität im Alltag. Schnell fällt das Stichwort Zeit­ma­nagement. Doch welches Modell könnte helfen?

Es gibt im Zeit­ma­nagement kein richtig oder falsch. Jeder Mensch arbeitet unter­schiedlich und für manche gehen die Auf­gaben ohne große Stra­tegie von der Hand, andere benö­tigen Unter­stützung bei der Orga­ni­sation. Zum Zeit­ma­nagement gehören die Fak­toren Ziel­ma­nagement und Selbst­ma­nagement. Die Arbeit soll eigen­ver­ant­wortlich erledigt werden. Das Ziel von einem Zeit­ma­nagement ist es, die Arbeitszeit optimal zu nutzen.

Beim Fuhr­park­ma­nagement gibt es ein enormes Arbeits­pensum. Auf­gaben wie die Koor­di­nation von Fahr­zeug­war­tungen oder auch zahl­reiche Rou­ti­ne­auf­gaben beschäf­tigen den Fuhr­park­ma­nager täglich. Die Arbeits­zeiten sollten ein­ge­halten werden, dies gilt für den Fuhr­park­ma­nager ebenso wie für alle anderen Arbeit­neh­me­rInnen. Doch es kann immer zu Unter­bre­chungen oder Stör­fak­toren kommen. Soziale Akti­vi­täten wie Gespräche mit Kol­le­gInnen oder Kaf­fee­pausen sind eben­falls Zeit­fresser, die even­tuell nicht in den Arbeitstag mit­ein­ge­plant wurden. Der Über­blick kann schnell ver­loren gehen, wenn ein Berg voll Arbeit vor einem liegt.

Um die zur Ver­fügung ste­hende Arbeitszeit so pro­duktiv wie möglich zu nutzen, gibt es zahl­reiche Zeit­ma­nagement-Modelle. Zu den bekann­testen Methoden gehören unter anderem die SMART-Methode, das Eisen­hower-Prinzip, das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse oder die ALPEN-Methode.

Hier stelle ich Ihnen ver­schiedene Prak­tiken vor:

SMART-Methode → Ziele richtig formulieren

Die SMART-Methode dient der Findung der rich­tigen Ziel­setzung. SMART steht für spe­zi­fisch, messbar, attraktiv, rea­lis­tisch und ter­mi­niert. Zuerst for­mu­liert der Fuhr­park­ma­nager seine Ziele so konkret und spe­zi­fisch wie möglich. Diese sind messbar – zum Bei­spiel ist das Ziel, zehn E-Mails zu beant­worten. Die Planung sollte so ver­laufen, dass der Manager Lust hat, die Ziele zu erreichen. Es sollten an einem Tag unter­schied­liche Auf­gaben bear­beitet werden und nicht aus­schließlich das Beant­worten von Mails. Die Ziele sollten jedoch auch rea­lis­tisch sein, das heißt die Aufgabe sollte innerhalb der Zeit und mit vor­han­denen Mitteln machbar sein. Am Ende ist zu schauen, was bis wann zu erle­digen ist.

Der Fuhr­park­ma­nager sollte klare Ziele vor Augen haben, um gute Ergeb­nisse erzielen zu können. Dies ist der Grund­stein für eine erfolg­reiche Arbeit. Für die täg­liche Auf­ga­ben­be­wäl­tigung können zusätz­liche Modelle aus dem Zeit­ma­nagement ver­wendet werden.

Eisen­hower-Prinzip → Auf­gaben nach Wich­tigkeit sortieren

Auf­gaben wie das Beant­worten von E-Mails fressen zu viel Zeit? Sie werden mit der Haupt­aufgabe nicht oder sehr spät erst fertig? Das Prio­ri­sieren von Auf­gaben kann hier sehr hilf­reich sein. Dabei hilft das Eisen­hower-Prinzip, oder auch Eisen­hower-Matrix genannt, indem Auf­gaben nach Dring­lichkeit und Wich­tigkeit in vier Kate­gorien unter­teilt werden: A: wichtige und drin­gende Auf­gaben, B: wichtige aber nicht drin­gende Auf­gaben, C: nicht wichtige aber drin­gende Auf­gaben und D: nicht wichtige und nicht drin­gende Auf­gaben. A-Auf­gaben sollten sofort selbst erledigt werden. Dies können natürlich auch wichtige Mails sein. B-Auf­gaben sollten selbst erledigt, jedoch auf einen Zeit­punkt ter­mi­niert werden. C-Auf­gaben können dele­giert werden, da sie dringend sind, jedoch nicht einen gelich­großen Erfolg mit sich bringen wie die A-Auf­gaben. D-Auf­gaben können in die Ablage oder direkt in den Papierkorb.

Methoden aus dem Zeitmanagement

Quelle: Eigene Darstellung.

Pareto-Prinzip → 20 Prozent Arbeit für 80 Prozent Erfolg

Viele Auf­gaben, kein Ende in Sicht? Das Pareto-Prinzip hilft dabei, sich auf wesent­liche Auf­gaben zu fokus­sieren, die den größten Erfolg bringen. 20 Prozent von allen Auf­gaben können für 80 Prozent des Ergeb­nisses ver­ant­wortlich sein. Dem­entspre­chend ist das Her­aus­filtern von wich­tigen Auf­gaben das A und O, um am Ende des Tages effektiv gear­beitet zu haben.

Auf­gaben, die mit viel Aufwand ver­bunden sind, dürfen natürlich nicht in Ver­ges­senheit geraten. Immerhin machen diese nach dem Pareto-Prinzip noch 20 Prozent des Ergeb­nisses aus. Auf­wen­digere Auf­gaben könnten das Ver­schicken einer Rundmail oder das Sor­tieren vieler Akten sein. Diese sind nicht weniger wichtig, lediglich mit mehr Aufwand ver­bunden und rauben so die Zeit.

Methoden aus dem Zeitmanagement

Quelle: Der Pro­zess­ma­nager GmbH, 2020.

Aber nicht ver­gessen –  Jeder von uns, egal ob Fuhr­park­ma­nager, ich als Schrei­berin oder eine Person in anderen Berufs­po­si­tionen, hat einen anderen Arbeitsstil, unter­schied­liche Tätig­keiten und eine eigene Per­sön­lichkeit. Daher sollte indi­vi­duell bestimmt werden, ob und welche dieser Methoden in Frage kommt.

Die Vor­teile des Zeit­ma­nage­ments sollten schnell ersichtlich werden. Die Pro­duk­ti­vität bei der Arbeit steigt und Stress redu­ziert sich. Auch auf den Alltag wirkt sich ein gut funk­tio­nie­rendes Zeit­ma­nagement aus – die Work-Life-Balance ver­bessert sich und damit auch das private Leben.



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