Lösch­fristen beim digi­talen Tachographen

Lösch­fristen beim digi­talen Tachographen

Diese Daten müssen Sie bis zum 31. März löschen

Nutzen auch Sie digitale Tacho­graphen? Dann haben Sie bestimmt noch Daten gespei­chert, die bis zum 31. März gelöscht werden müssen.  

Die rele­vanten Vor­schriften sind zum einen § 4 Abs. 3 des Fahr­per­so­nal­ge­setzes (FPersG) und § 1 Abs. 6 der Fahr­per­so­nal­ver­ordnung (FPersV). Zum anderen sind die DS-GVO und das Bun­des­da­ten­schutz­gesetz zu beachten. Denn es handelt sich um per­so­nen­be­zogene Daten. 

Die grund­le­gende Vor­schrift für die Daten­lö­schung ist Art. 17 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Danach müssen per­so­nen­be­zogene Daten gelöscht werden, sobald der Zweck, für den sie erhoben wurden, weg­ge­fallen ist. Dies ist immer dann der Fall, wenn Auf­be­wah­rungs­fristen ablaufen. Hieraus ergibt sich: Wenn die Daten nicht mehr auf­be­wahrt werden müssen, darf man sie auch nicht mehr auf­be­wahren. Wird hier­gegen ver­stoßen, kann die zuständige Auf­sichts­be­hörde emp­find­liche Buß­gelder erheben. 

Nach § 4 Abs. 3 FpersG und § 1 Abs. 6 FPersV haben Unter­nehmer her­un­ter­ge­ladene Daten vom Kon­troll­gerät und von der Fah­rer­karte, Aus­drucke und hand­schrift­liche Auf­zeich­nungen, sowie vom Unter­nehmen aus­ge­stellte Fahr­per­so­nal­be­schei­ni­gungen und alle Unter­lagen, die im Rahmen einer Straßen- oder Betriebs­kon­trolle erstellt wurden, ein Jahr lang auf­zu­be­wahren.  

Wenn diese Jah­res­frist abge­laufen ist, dürfen die Daten in der Regel nur noch bis zum 31. März des hierauf fol­genden Kalen­der­jahres auf­be­wahrt werden. Ansonsten sind sie zu löschen. Aller­dings sind hiervon auch Aus­nahmen zu beachten. Gege­be­nen­falls kann sich eine längere Auf­be­wah­rungs­frist aus einem anderen Gesetz ergeben. Dann dürfen die Daten doch noch nicht gelöscht werden. 

Die vor­ran­gigen Fristen sind in § 4 Abs. 3 des Fahr­per­so­nal­ge­setzes genannt. 

Ins­be­sondere die Auf­be­wah­rungs­frist von 10 Jahren für alle Unter­lagen, die für die Besteuerung relevant sind, und die Frist von 6 Jahren für Handels- und Geschäfts­briefe, sind von Unter­nehmern zu beachten (§ 147 AO, § 257 HGB). 

Auch aus dem Arbeits­recht können sich Auf­be­wah­rungs­fristen ergeben. Zum Bei­spiel sind Auf­zeich­nungen der Arbeits­zeiten, die über 8 Stunden werktags hin­aus­gehen, zwei Jahre lang auf­zu­be­wahren (§ 16 Abs. 2 Arbeits­zeit­gesetz).  

Es ist also immer zuerst zu prüfen, ob eine spe­zielle gesetz­liche Auf­be­wah­rungs­frist besteht. Ist dies nicht der Fall müssen die Daten also nach Ablauf eines Jahres bis spä­testens zum dar­auf­fol­genden 31. März gelöscht werden. 



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