Löschfristen beim digitalen Tachographen

Diese Daten müssen Sie bis zum 31. März löschen

Nutzen auch Sie digitale Tachographen? Dann haben Sie bestimmt noch Daten gespeichert, die bis zum 31. März gelöscht werden müssen.  

Die relevanten Vorschriften sind zum einen § 4 Abs. 3 des Fahrpersonalgesetzes (FPersG) und § 1 Abs. 6 der Fahrpersonalverordnung (FPersV). Zum anderen sind die DS-GVO und das Bundesdatenschutzgesetz zu beachten. Denn es handelt sich um personenbezogene DatenNach Artikel 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sind personenbezogene Daten „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird. 

Die grundlegende Vorschrift für die Datenlöschung ist Art. 17 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Danach müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald der Zweck, für den sie erhoben wurden, weggefallen ist. Dies ist immer dann der Fall, wenn Aufbewahrungsfristen ablaufen. Hieraus ergibt sich: Wenn die Daten nicht mehr aufbewahrt werden müssen, darf man sie auch nicht mehr aufbewahren. Wird hiergegen verstoßen, kann die zuständige Aufsichtsbehörde empfindliche Bußgelder erheben. 

Nach § 4 Abs. 3 FpersG und § 1 Abs. 6 FPersV haben Unternehmer heruntergeladene Daten vom Kontrollgerät und von der FahrerkarteDie Fahrerkarte ist eine elektronische Smartcard, die von Berufsfahrern im Güterverkehr und Personenverkehr genutzt wird, um ihre Aktivitäten und Lenkzeiten während ihrer Fahrten aufzuzeichnen. Sie ist ein essentieller Bestandteil des, Ausdrucke und handschriftliche Aufzeichnungen, sowie vom Unternehmen ausgestellte Fahrpersonalbescheinigungen und alle Unterlagen, die im Rahmen einer Straßen- oder Betriebskontrolle erstellt wurden, ein Jahr lang aufzubewahren.  

Wenn diese Jahresfrist abgelaufen ist, dürfen die Daten in der Regel nur noch bis zum 31. März des hierauf folgenden Kalenderjahres aufbewahrt werden. Ansonsten sind sie zu löschen. Allerdings sind hiervon auch Ausnahmen zu beachten. Gegebenenfalls kann sich eine längere Aufbewahrungsfrist aus einem anderen Gesetz ergeben. Dann dürfen die Daten doch noch nicht gelöscht werden. 

Die vorrangigen Fristen sind in § 4 Abs. 3 des Fahrpersonalgesetzes genannt. 

Insbesondere die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für alle Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, und die Frist von 6 Jahren für Handels- und Geschäftsbriefe, sind von Unternehmern zu beachten (§ 147 AO, § 257 HGB). 

Auch aus dem Arbeitsrecht können sich Aufbewahrungsfristen ergeben. Zum Beispiel sind Aufzeichnungen der Arbeitszeiten, die über 8 Stunden werktags hinausgehen, zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz).  

Es ist also immer zuerst zu prüfen, ob eine spezielle gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht. Ist dies nicht der Fall müssen die Daten also nach Ablauf eines Jahres bis spätestens zum darauffolgenden 31. März gelöscht werden.