PDCA-Rad: Kontinuierliche Verbesserung

Ein Prozess, den auch wir bei PTC Telematik anwenden: planen, machen, überprüfen, handeln. Mit Ihren Vorschlägen können wir unsere Anwendungen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie die Pandemie zeigte – unverhofft kommt oft. Eine gute Gelegenheit, das eigene Geschäft weiterzuentwickeln.

Die Erkenntnisse aus der Pandemiezeit, in der die Wirtschaft stark unter der Pandemie litt, zwang viele Unternehmen dazu, Abläufe zu überdenken. Viele mussten damals feststellen, dass es nicht erfolgsbringend ist, lediglich Kleinigkeiten immer mal wieder zu ändern. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (kurz KVP genannt) sollte daher in den Arbeitsalltag integriert werden.

Diese Vorgehensweise ist unter vielen Bezeichnungen bekannt. Neben KVP wird auch vom PDCA-Rad gesprochen. Diese Buchstaben stehen für „Plan-Do-Check-Act“, also „planen, machen, überprüfen und handeln“.

Wozu dient das PDCA-Rad? Nutzen Sie es, um die Qualität Ihrer Dienstleistung oder ihrer Produkte, aber auch die internen Prozesse zu verbessern. Starten Sie mit einem Test, zunächst in einem kleinen Umfang, bevor Sie zur größeren Umsetzung übergehen.

Der Prozess beschreibt den allgemeinen Regelkreis zur Steuerung von Managementaufgaben. Bei der Verwendung ist schrittweise vorzugehen. Sie beginnen mit der Planung einer Maßnahme (Aufstellen eines Planes). Dann führen Sie die Maßnahme in einem geschützten Rahmen bzw. Testlauf durch (Do). Anschließend schauen Sie sich die Wirkung an (Check). Im letzten Schritt ziehen Sie ein Fazit und treffen eine Entscheidung (Act). Entweder etablieren Sie die getestete Maßnahme oder kehren zum alten Zustand zurück.

Denken Sie zunächst an den Begriff „Management“. Egal in welchem Bereich sie tätig sind, Sie haben die Dinge zu managen. Dann definieren Sie Ihr Management als „PDCA-Prozess“, um den Ablauf präziser zu beschreiben.

Als Beispiel kann das AuftragsmanagementDas Auftragsmanagement ergänzt die Tourenplanung um zu erledigende Aufträge. Ob Waren ausgeliefert oder Dienstleistungen zu erbringen sind, die Anforderungen und der Umfang ist für den Fahrer, Techniker oder Monteur genau dienen oder besser gesagt: das Auftrags-PDCA . Den vier Phasen ordnen wir jeweils einige Stichpunkte zu.

1. Plan: Problem formulieren. Beispiel: die Transportwege sind zu komplex oder die Technikereinsätze zu zeitaufwendig. Informationen sammeln. Analyse der Ist-Situation: Es muss sich etwas dauerhaft ändern. Formulierung von Zielen: Die ArbeitszeitArbeitszeit wird als Zeit definiert, die von Anfang bis Ende der Arbeit andauert. Ruhepausen werden dabei nicht berücksichtigt. Zur Arbeitszeit gibt es zahlreiche Varianten bezüglich der Dauer oder des Starts ist mindestens um 20 % zu reduzieren. Maßnahmen ergreifen: Aufträge und die Abwicklung genau protokollieren, eine Auftrags-Übersicht (als Plan) erstellen.
2. Do: Maßnahmen durchführen unter Einhaltung des Zeit- und Ressourcenplans, wie zum Beispiel die TourenplanungFahrten und Aufträge sollen geplant werden. Bei der Tourenplanung sind mehrere Prozesse möglich. Die Reihenfolge kann individuell bestimmt werden. Fahrzeuge bzw. die zugeteilten Personen fahren die geplante Tour. optimieren, eine Wochenübersicht erstellen, Termine anpassen. Maßnahmen dokumentieren.
3. Check: Ergebnisse darstellen und überprüfen, bei Abweichungen Anpassungen vornehmen, Ergebnisse mit Zielsetzung vergleichen – Auftragssituation mittels Reports, eines Berichts oder sinnvoller Kennzahlen darstellen.
4. Act: Prozess reflektieren, überprüfen, ob die Aufträge erfolgreich erledigt wurden. Beispiel: Umwege wurden vermieden. Unnötiges Herumfahren wurde komplett eingestellt. Fahrten zum Großhandel wurden reduziert. Die Bearbeitungszeit der Aufträge und Touren konnte reduziert werden. Erfolgreiche Vorgehensweisen und Ergebnisse standardisieren, Folgeaktivitäten anstoßen. Verbesserung des Tourenmanagements durch einen Soll-Ist-VergleichDer Soll-Ist-Vergleich stellt erwartete und tatsächlich entstandene Kosten gegenüber. Dies dient zum Beispiel dazu, mögliche Abweichungen festzustellen. PTC stellt mit dem Tourenplaner eine gute Möglichkeit dar, Zeit und Geld zu mit Hilfe der Telematik-Daten.

Auf Basis der Kennzahlen können Sie mit einem neuen Plan in einem neuen Zyklus beginnen.

Am Anfang klingt das vielleicht alles zu abstrakt. Möglicherweise denken Sie auch, keine Zeit dafür zu haben. Langfristig wird es aber Früchte tragen.

Beziehen Sie uns mit ein. Wie können wir unsere Lösungen verbessern, damit Sie Ihre Prozesse optimieren? Über Ihr Feedback freuen wir uns sehr.