Die Über­lassung von Dienst­wagen: Alles zur Erstellung eines Vertrags

Die Über­lassung von Dienst­wagen: Alles zur Erstellung eines Vertrags

Die Über­lassung von Dienst­wagen: Das ist bei der Erstellung eines Ver­trags zu beachten

Bei der Über­lassung von Fir­men­wagen an Mit­ar­beiter stellen sich viele recht­liche Fragen: Darf der Mit­ar­beiter das Fahrzeug auch privat nutzen? Darf viel­leicht sogar seine Ehefrau damit fahren? Wie kann ich sicher­stellen, dass der Mit­ar­beiter sorgsam mit dem Fahrzeug umgeht?

Viele Unsi­cher­heiten lassen sich durch eine sach­ge­rechte Ver­trags­ge­staltung besei­tigen. Wir haben Ihnen die wich­tigsten Punkte zusammengefasst.

All­ge­meines vorweg

Am Beginn des Ver­trages werden ganz all­ge­meine Fragen geregelt: Die Ver­trags­par­teien werden genannt, also die Firma und der Mit­ar­beiter, dem das Fahrzeug über­lassen wird, und es wird beschrieben, was für ein Fahrzeug dem Mit­ar­beiter über­haupt zur Ver­fügung gestellt wird. Hier kann ein bestimmtes Fahrzeug konkret bezeichnet werden mit Modell, Marke, Kenn­zeichen und Fahrgestellnummer.

Pri­vat­nutzung – ja oder nein?

Des Wei­teren ist eine Absprache darüber erfor­derlich, ob das Fahrzeug privat genutzt werden darf oder nicht. Der Arbeit­nehmer kann auch eine Ober­grenze für die privat gefah­renen Kilo­meter fest­legen und bestimmen, inwieweit Fahrten ins Ausland erlaubt sind. Im Zusam­menhang mit Pri­vat­fahrten ist auch an das Steu­er­recht zu denken: Wird das Fahrzeug über­wiegend geschäftlich genutzt, emp­fiehlt sich eine Ver­ein­barung über die Nutzung eines Fahrtenbuchs.

Rückgabe

Auch die Rückgabe des Fahr­zeugs sollte geregelt werden. Sie findet übli­cher­weise im Fall der Kün­digung des Arbeits­ver­hält­nisses statt. Der Arbeit­geber kann sich außerdem ver­traglich vor­be­halten, die Über­lassung des Dienst­wagens zu wider­rufen, sofern ein sach­licher Grund vor­liegt. Dies ist ins­be­sondere der Fall, wenn und solange der Mit­ar­beiter ihn für dienst­liche Zwecke nicht benötigt, z. B. wenn der Mit­ar­beiter nach wirk­samer Kün­digung frei­ge­stellt wird. Die Rückgabe kann auch ver­langt werden bei einer län­geren Erkrankung, die über die Dauer der Ent­gelt­fort­zahlung hin­ausgeht oder während der Elternzeit, nicht aber während des Mut­ter­schutzes. Die Gründe für einen mög­lichen Widerruf sollten im Vertrag benannt werden.

In diesem Zusam­menhang ist zu beachten, dass die Pri­vat­nutzung eines Fir­men­wagens einen Bestandteil der Ver­gütung und damit eine Gegen­leistung für getane Arbeit dar­stellt. Der Widerruf ist dann nicht möglich, wenn der Wert der Pri­vat­nutzung mehr als 25 % des gesamten Arbeits­ent­gelts beträgt.

Wer darf noch fahren?

Des Wei­teren sollte der Mit­ar­beiter darauf hin­ge­wiesen werden, dass das Fahrzeug nicht Dritten zur Nutzung über­lassen werden darf. Hiervon können auch Aus­nahmen ver­einbart werden. Dann ist klar zu defi­nieren, wer das Fahrzeug mit­nutzen darf, z. B. der Ehe- oder Lebenspartner.

Nicht ohne Fahrerlaubnis

Um eine straf­recht­liche Haftung nach § 21 des Stra­ßen­ver­kehrs­ge­setzes zu ver­meiden, muss sicher­ge­stellt werden, dass sowohl der Mit­ar­beiter als auch gege­be­nen­falls die Person, die das Fahrzeug mit­nutzen darf, eine Fahr­erlaubnis besitzen. Ein ent­spre­chender Satz kann in den Vertrag mit auf­ge­nommen werden. Eine regel­mäßige Füh­rer­schein­kon­trolle bleibt aber wei­terhin Pflicht.

Der Umgang mit dem Fahrzeug

Außerdem ist zu ver­ein­baren, wie der Mit­ar­beiter mit dem Fahrzeug umzu­gehen hat. Hierzu gehören die Fahr­zeug­pflege, die Fahr­weise, Maß­nahmen zur Unfall­ver­hütung und die Pflicht, das Fahrzeug zur Wartung zur Ver­fügung zu stellen. Hin­sichtlich der Unfall­ver­hütung können Sie sich an den Pflichten des Fahr­zeug­führers nach der DGUV Vor­schrift 70 ori­en­tieren. Ins­be­sondere auf § 36 der DGUV Vor­schrift 70, in dem die Zustands­kon­trolle und die Mit­teilung fest­ge­stellter Mängel vor­ge­schrieben sind, kann Bezug genommen werden.

Kos­ten­tragung

Es kann auch im Vertrag fest­ge­halten werden, welche Kosten der Arbeit­nehmer über­nimmt. Nor­ma­ler­weise umfasst dies ins­be­sondere die Ver­si­cherung, Wartung und Repa­ra­turen. Rege­lungs­bedarf gibt es hin­sichtlich der Sprit­kosten und gege­be­nen­falls über ein Nutzungsentgelt.

Auch für Unfälle kommt eine Ver­ein­barung über die Kos­ten­tragung in Betracht. Wenn eine Voll­kas­ko­ver­si­cherung vor­liegt, kann auch fest­gelegt werden, dass der Mit­ar­beiter im Scha­densfall eine Selbst­be­tei­ligung in ange­mes­sener Höhe zu tragen hat. In Bezug auf die dienst­lichen Fahrten sind aber die arbeits­recht­lichen Grund­sätze zum soge­nannten inner­be­trieb­lichen Scha­dens­aus­gleich zu beachten, die durch den Vertrag nicht aus­ge­hebelt werden dürfen. Demnach haftet der Arbeit­nehmer für Vorsatz und grobe Fahr­läs­sigkeit voll und für leichte Fahr­läs­sigkeit gar nicht. Für mittlere Fahr­läs­sigkeit haftet er anteilig je nach Schwere der Pflichtwidrigkeit.

Über­ga­be­pro­tokoll

Zu guter Letzt sollte bei der Übergabe des Fahr­zeuges ein Pro­tokoll ange­fertigt werden. Hier wird der Zustand und die Aus­stattung des Fahr­zeugs so detail­liert wie möglich dokumentiert.

Zu den Aspekten, die hier zu erfassen sind, gehört die genaue Bezeichnung des Fahr­zeugs (wie im Vertrag: Marke, Modell, Kenn­zeichen, Fahr­ge­stell­nummer). Der Kilo­me­ter­stand und die Anzeige auf der Tankuhr werden notiert. Dann werden Fest­stel­lungen zum Zustand fest­ge­halten. Hierzu gehören etwaige Mängel und Schäden, Angaben zu den mon­tierten Reifen sowie die Sau­berkeit im Innenraum und außen. Auch die Anzahl der über­ge­benen Schlüssel, Zube­hör­teile und sonstige Gegen­stände, die sich im Fahrzeug befinden, sollten auf­ge­listet werden. Auch Fotos von dem Fahrzeug und gege­be­nen­falls von vor­han­denen Kratzern können hilf­reich sein. Wenn später Schäden auf­tauchen, haben Sie einen Nachweis dafür, dass diese bei der Übergabe noch nicht vor­handen waren. Ent­spre­chendes gilt, wenn Zubehör abhandenkommt.

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