Die Fristen beim eFahrtenbuch

Wer ein Fahrzeug auch geschäftlich benötigt, steht vor der Frage, die Nutzung pauschal mit 1% zu versteuern oder ein FahrtenbuchFahrtenbücher müssen laut den Richtlinien der Finanzverwaltung geführt werden. Im Zuge der Digitalisierung bietet PTC die Dokumentation in elektronischer Form an. Dies erleichtert dem Nutzer die Umsetzung und ist zudem zu führen. Die Beantwortung hängt auch davon ab, inwieweit die privaten von den geschäftlichen Fahrten aus der Sicht des Finanzamtes abgegrenzt werden können. Wird der Wagen auch privat in Anspruch genommen, muss man sich entscheiden.

In der Regel ist ein Fahrtenbuch für den Steuerzahler günstiger, wenn der private Anteil nur geringfügig ist. Hierzu muss das Verhältnis zwischen dienstlichen und privaten Fahrten mittels eines Fahrtenbuches nachgewiesen werden.
Damit stellt sich die nächste Frage, ob das Fahrtenbuch manuell geführt werden soll oder einfach und bequem elektronisch als eFahrtenbuch.

Dem Finanzgericht Niedersachsen (Urteil vom 23.01.2019, Az. 3 K 107/18) reichte die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Bei dem eingesetzten System waren auch nach Jahren noch Änderungen möglich. Neben dem Bewegungsprofil müssen gemäß dem Urteil außerdem die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden.

Fahrern von DienstwagenEin Dienstwagen oder Firmenwagen wird von Arbeitnehmer:innen oder Selbständigen zur Erfüllung betrieblicher Aufgaben gefahren. Unter Dienstwagen ist auch ein Fahrzeug zu verstehen, dass zum betrieblichen Zweck in einem Unternehmen zugeordnet ist daher zu raten, zeitnah den Anlass ihrer Fahrt zu notieren. Nach einem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 04.04.2018 (BStBl. 2018 I S. 592) reicht es hierfür aus, jeweils innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss einer Fahrt den dienstlichen Fahrtanlass in einem Webportal einzutragen und die übrigen Fahrten den Privatfahrten zuzuordnen.

Beim Einsatz von Telematik-Lösungen ist darauf zu achten, dass die Aufzeichnungen in den elektronischen Fahrtenbüchern nachträglich nicht veränderbar sind oder die Veränderungen zumindest dokumentiert werden (BMF, Schreiben v. 4. April 2018, BStBl. 2018 I S. 592).

Grundsätzlich ist bei der Führung eines Fahrtenbuches wichtig, dass alle erforderlichen Angaben sich unmittelbar aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben (BFH IV B 36/12). Nach jeder Fahrt muss der Kilometerstand des Fahrzeuges notiert werden. Die Erfassung muss vollständig und zeitnah erfolgen. Dieselben strengen Vorgaben gelten beim Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern.

Im Hinblick auf diese strengen Vorgaben können Telematik-Systeme eine gute Lösung darstellen. Durch GPS-Ortung werden die gefahrenen Kilometer und die getätigten Fahrten aufgezeichnet und in einem Programm dargestellt. Der Fahrer muss nur noch für jede Fahrt den jeweiligen Zweck eintragen. So erleichtert sich die Arbeit gegenüber dem Führen eines manuellen Fahrtenbuches erheblich.

Allerdings ist darauf zu achten, dass das Programm selbst den Anforderungen der Finanzämter genügt. Daher ist es empfehlenswert sich für eine Telematik-Lösung zu entscheiden, bei der das eFahrtenbuch nachträglich nicht veränderbar ist, beziehungsweise Änderungen mit einem Zeitstempel dokumentiert werden.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]