Die Aufgaben im Fuhrparkmanagement sind vielfältig und erfordern großes Wissen. Kurz gesagt: ein Fuhrparkmanager organisiert in einem Unternehmen alle Angelegenheiten, welche mit dem Fuhrpark zusammenhängen. Dazu gehören beispielsweise die Fahrzeugbeschaffung, die Einsatzplanung und die Schadensabwicklung. Das Hauptziel liegt darin, den reibungslosen Betriebsablauf und die Fahrbereitschaft der Fahrzeuge zu gewährleisten sowie die Fahrzeuge bestmöglich mit geringem Kostenaufwand auszulasten.

Wie groß der zeitliche Umfang der einzelnen Aufgabengebiete ist, zeigt folgende Grafik:

Wie die Grafik veranschaulicht, ist die Aufgabenvielfalt und der zeitliche Umfang so groß, dass die Aufgabenabwicklung gut organisiert sein muss. Nur dann kann der Fuhrpark professionell und effizient verwaltet, die Prozesse optimiert, die Kosten gesenkt und nicht zuletzt vorausschauend geplant werden.

Im Fuhrparkmanagement muss regelmäßig kontrolliert werden, ob die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt und Verkehrssicherheiten gewährleistet werden. Dazu gehören unter anderem die Führerscheinkontrolle, die Überprüfung regelmäßiger Inspektionen und die Kontrolle der Versicherungsdeckungen jedes einzelnen Fahrzeuges.

Auch für die Ermittlung der Gesamtkosten ist der Fuhrparkmanager verantwortlich. So kann er herausfinden, bei welchen Fahrzeugen Kosten reduziert werden können. Hier ist ein Überblick über Kraftstoffverbrauch, Reparaturen, Wartungen sowie Reifenabnutzung nötig. Der Fuhrparkmanager muss für die Erfassung der Daten sorgen und diese auch auswerten.

Um die Aufgabenabwicklung erfolgreich zu organisieren, verwenden viele Unternehmen eine Fuhrparkmanagement-Software. Diese sorgt für einen effizienten Arbeitsprozess durch einfache Datenverwaltung, was wiederum zu Kosten- und Zeitersparnis führt.

Auch Sie möchten Ihren Fuhrpark optimieren?
Gerne unterstützen wir Sie mit unseren Telematiklösungen „rund um den Fuhrpark“. Von der Live-Ortung über Führerscheinkontrolle bis zum elektronischen Fahrtenbuch – Alles aus einer Hand. Mit unserer modularen Software haben wir auch für Ihr Fuhrparkmanagement die richtige Lösung!

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Haben Sie einen Überblick über die tatsächlichen Kosten Ihres Fuhrparks? Laut einer Studie des Unternehmens Dataforce, das unter anderem Marktforschung im Bereich des Flottenmarkts betreibt, ist dies nur bei einem Viertel der Fuhrparkverantwortlichen der Fall. Lediglich 26,3 Prozent ermitteln demnach den TCO (Total Cost of Ownership, Gesamtkosten).

Insbesondere kleine Flottenbetreiber verzichten auf das Kostenmonitoring. Aber auch bei mittleren und großen Flotten kennen nur die Hälfte die genauen Kosten des Fuhrparks. Und dass trotz großem Einsparpotential. Der Grund für die nachlässige Kostenkontrolle ist laut Dataforce mangelnde Zeit. Denn auch in größeren Flotten ist für 70 Prozent der zuständigen Personen die Fuhrparktätigkeit nur ein Teil eines größeren Aufgabenbereichs.

Fuhrpark einer der größten Kostenstellen

Um Sparpotentiale aufzudecken, sollte man einen Überblick darüber behalten, in welche Bereiche das Geld fließt. Im Fuhrparkmanagement wird zwischen fixen Kosten und variablen Kosten unterschieden.

Fixe Kosten sind die Kosten, die auch dann entstehen, wenn ein Fahrzeug nicht bewegt wird. Daher sind sie vom Nutzungszeitraum und nicht von den zurückgelegten Kilometern abhängig. Dennoch sollten Sie nicht davon ausgehen, dass Fixkosten immer gleichbleiben. Auch sie können variieren und sind lediglich leistungsunabhängig.

Übliche Fixkosten

• Fahrzeugbezogene Rüstzeitkosten
• Miete für Garagen oder Stellplätze
• zeitabhängige Abschreibung
• Leasingrate
• Kfz-Steuer
• Personalkosten
• Prämien und Spesen
• Autobahngebühren (z. B. Vignetten)
• Versicherungen (z. B. Kfz-Versicherung, Haftpflichtversicherung)
• Kosten für HU/ASU (Haupt- und Abgasuntersuchung)
• Kalkulatorische Zinsen
• Kreditzinsen
• Prüfkosten der Zusatzkosten (z. B. Erste-Hilfe-Kasten)

Neben den Fixkosten fallen außerdem variable Kosten an. Diese sind leistungsabhängig: Je nach Fahrzeugnutzung und Kilometerleistung variieren die Kosten. Trotzdem ist zu beachten, dass auch bei den variablen Kosten der Verbrauch nicht unbedingt proportional zu den gefahrenen Kilometern ist. Dies ist von Fahrzeugtyp zu Fahrzeugtyp unterschiedlich.

Übliche variable Kosten

• Reifen
• Reparatur
• Kfz-Wartungskosten
• Leistungsabhängige Abschreibung
• Kraftstoffkosten
• Öl/Schmierstoffe
• Kilometerabhängige Autobahnnutzungsgebühren (z. B. Mautkilometer)
• Fahrzeugreinigung

Fuhrparkkosten machen häufig einen erheblichen Anteil an den Gesamtkosten eines Unternehmens aus. Viele Kostenpunkte bedeuten aber auch großes Einsparpotential. Umso wichtiger ist es, diese Kosten genau im Blick zu behalten und Einsparpotential zu erkennen. Ein Kostenmonitoring ist daher auch schon bei kleinen und mittelgroßen Fuhrparks sinnvoll.

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Beim Führen eines Fahrtenbuches ist es enorm wichtig, jede Fahrt korrekt zu kategorisieren. Handelt es sich um eine Betriebsfahrt, den Arbeitsweg oder um eine Privatfahrt? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie die jeweiligen Fahrten kategorisieren, welche Klicks in unserem Portal notwendig sind und wie mit Sonderfällen umzugehen ist. So läuft bei der Erfassung der getätigten Fahrten nichts mehr schief.

Betriebsfahrt

Was ist eine Betriebsfahrt?

Alle Fahrten, die aus geschäftlichen Gründen stattfinden, sind Betriebsfahrten. Dabei handelt es sich beispielsweise um Fahrten zu Kunden oder Geschäftspartnern, die aufgrund von Geschäftsabschlüssen oder der Unterbreitung eines Angebots stattfinden. Aber auch Fahrten zur Werkstatt, Kfz-Wäsche, zur Tankstelle oder ähnlichem können Betriebsfahrten sein.

Wie dokumentiere ich die Betriebsfahrt?

Bei betrieblichen Fahrten ist es wichtig, die vom Finanzamt geforderten Details vollständig anzugeben.
Unser elektronisches Fahrtenbuch erfasst automatisch Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt sowie gefahrene Kilometer. Ist ein Standort im System hinterlegt, wird auch dieser automatisch erfasst. Damit ein Fahrtenbuch vollständig ist, müssen Sie neben diesen automatisch erfassten Daten auch den Ansprechpartner vor Ort und den Fahrtgrund dokumentieren. Jede Fahrt kann im Nachhinein ganz einfach bearbeitet werden. Sie müssen nur die entsprechenden Daten eintragen und alle Angaben liegen in wenigen Sekunden den Vorgaben des Finanzamts entsprechend vor. Haben Sie eine Betriebsfahrt gemacht, geben Sie also einfach „Geschäftlich“ als Verwendung an.

Arbeitsweg

Was gilt als Arbeitsweg?

Grundsätzlich gilt die Strecke zwischen Ihrer Wohnung und der Arbeitsstätte als Arbeitsweg. Von Berufsgruppe zu Berufsgruppe kann sich die Abrechnung jedoch unterschiedlich sein. Wir raten Ihnen, Rücksprache mit Ihrem Steuerberater zu halten. So finden Sie die beste Lösung für Ihren persönlichen Fall.

Erleichterte Dokumentation des Arbeitsweges

Sobald Sie Ihre Heim- sowie Büroadresse einmal im PTC Flottenportal hinterlegt haben, werden im elektronischen Fahrtenbuch automatisch bei Fahrten von Ihrem Zuhause ins Büro und umgekehrt die jeweiligen exakten Adressen erfasst. Lediglich die Kategorisierung als “Arbeitsweg” muss manuell nachgetragen werden. Das funktioniert aber blitzschnell im Bearbeitungsmodus der jeweiligen Fahrt.

Privatfahrt

Ab wann ist eine Fahrt eine Privatfahrt?

Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind und einen privaten Charakter haben, gelten als Privatfahrten. Dazu zählen zum Beispiel Fahrten zum Sport, die Fahrt zum Supermarkt für den wöchentlichen Einkauf oder eine Fahrt zu Freunden und Verwandten.

Welche Angaben sind bei einer Privatfahrt nötig?

Für Privatfahrten sind keine Angaben nötig. Schließlich sollen sie privat bleiben. Über den Button „Privatfahrt“ können Sie eine solche Fahrt einfach und schnell kennzeichnen. In diesem Fall werden die Daten angepasst. Lediglich die Kilometerstände bleiben bestehen, alle anderen Daten werden ausgeblendet.

Sonderfall: Private Umwege

Welche Ausnahme- und Sonderfälle gibt es?

In einigen Fällen lässt sich nicht eindeutig zuordnen, ob ein Weg aus privaten oder geschäftlichen Gründen zurückgelegt wird. Setzen Sie beispielsweise Ihre Kinder auf dem Weg zur Arbeit an der Schule ab, gilt dies weder als reine Privatfahrt noch als reiner Arbeitsweg. Auch wenn Sie vor dem Kundentermin noch schnell für eine private Erledigung bei der Post vorbeifahren, ist die Fahrt anteilig privat. Durch den Weg zur Post, nehmen Sie nicht mehr die kürzeste Strecke zum Kunden. Solche und ähnliche Fahrten müssen als Umweg gekennzeichnet werden.

Wie gehe ich mit Sonderfällen um?

Damit Sie Ihr Fahrtenbuch auch in diesen Fällen korrekt führen können, gibt es in unserem elektronischen Fahrtenbuch die Möglichkeit, Umwege anzugeben. Sie können auswählen, warum Sie einen Umweg gemacht haben: War auf der Strecke Stau und Sie haben einen verkehrsgünstigeren Weg genommen? Oder wurde die Autobahn gesperrt und Sie wurden verkehrsbedingt umgeleitet? Für den Fall eines privaten Umweges steht die Option „Privater Umweg“ zur Verfügung. Optional können Sie auch eine Begründung für Ihren Umweg angeben. Mit einem Schieberegler können Sie außerdem kilometergenau den Privatanteil Ihrer Fahrt angeben. So sind Sie mit unserem elektronischen Fahrtenbuch für alle Eventualitäten gerüstet!

Sie haben Fragen zu unserem elektronischen Fahrtenbuch? Sprechen Sie uns an, wir informieren Sie gerne!

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Der europäische Gerichtshof hat in einem Grundsatzurteil entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten exakt erfassen müssen. Jedes Unternehmen müsse ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einrichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers gemessen werden kann.

Konkret bedeutet das, dass zum Beispiel auch Außendienst-Mitarbeiter oder Beschäftigte im Home-Office davon betroffen sind.
Laut den Luxemburger Richtern kann der Anspruch der Arbeitnehmer auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten und eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit nur mit Erfassung der Arbeitszeiten eingelöst werden.

Mit dem Tag des Urteilsbeschlusses, wurde die Aufgabe, das Urteil in nationales Recht umzusetzen, an alle Mitgliedsstaaten übergeben. Auch die Bundesregierung muss eine gesetzliche Grundlage für eine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schaffen.

Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es?

In vielen, vor allem kleineren Unternehmen wird die Zeiterfassung noch mit Excel erledigt. Es werden Vorlagen angelegt, in die die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen können.

Die Personalzeiterfassung über Excel vorzunehmen hat jedoch einige gravierende Nachteile. Der Mitarbeiter kann die Arbeitszeiten frei eintragen – eine Überprüfung der Daten durch die Zeitwirtschaft erfolgt in der Regel nicht. Das macht dieses Zeiterfassungssystem anfällig für Falscheingaben und ebenso für Manipulationen. Ein weiterer Nachteil ist, dass die Daten nicht besonders sicher sind: Wird eine Datei aus Versehen überschrieben, sind die Daten unwiederbringlich verloren.

Eine zuverlässigere und auch sicherere Methode ist die Arbeitszeiterfassung mittels RFID-Reader.

Durch die Zeiterfassung mit RFID-Readern können die Mitarbeiter mit RFID-Transpondern in Form eines Schlüsselanhängers schnell und unkompliziert Ihre Arbeitszeiten erfassen.

So funktioniert der RFID-Reader

Bei einem RFID-Transponder System ist der Anhänger (Transponder) den die Person mit sich trägt mit einem RFID-Chip ausgestattet. Dieser ermöglicht eine berührungslose Registrierung durch das Lesegerät, den RFID-Reader. Der Transponder enthält einen, für jeden Mitarbeiter einmaligen Code, der automatisch über das Lesegerät mit Datum und Uhrzeit erfasst wird. Das Lesegerät gibt diese Daten direkt an die Software weiter, welche die Speicherung dieser ermöglicht.

Vorteile des Einsatzes eines RFID-Readers

Durch einen RFID-Reader organisieren Sie die Arbeitszeiterfassung einfacher, transparent und effizient:

• Einfache und schnelle Erfassung aller wichtigen Daten
• Automatische Übertragung der Zeiten an die Software
• Zentrale Verwaltung im Online-Portal
• DSGVO-konform

Auch wir bieten die Lösung für die mobile Zeiterfassung mittels RFID-Reader, um für unsere Kunden den Aufwand für die Arbeitszeiterfassung so gering wie möglich zu halten.

Obwohl die Arbeitszeiterfassung zunächst mit Aufwand verbunden zu sein scheint, bietet sie für Arbeitgeber ebenso Chancen wie für Arbeitnehmer. Mit einem Zeiterfassungssystem lässt sich die Personaleinsatzplanung besser organisieren und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden flexibel, sicher, transparent und vor allem gesetzeskonform aufgezeichnet.
Insbesondere für Unternehmen mit Mitarbeitern oder Monteuren im Außendienst bieten sie außerdem eine wichtige Grundlage für die korrekte Abrechnung mit Kunden.

Mit der mobilen Zeiterfassung von PTC Telematik sparen Sie ab dem ersten Einsatztag Zeit – Zeit, die Sie effektiv nutzen können.

Sie haben Fragen zum Thema Zeiterfassung? Sprechen Sie uns an, wir informieren Sie gerne!

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Die Digitalisierung nimmt Ihren Lauf. Für viele Unternehmen steigt damit auch die Komplexität des Arbeitsalltags.
An dieser Stelle setzen wir mit dem Anspruch „Apps First“ an. Im Bereich Fuhrparkmanagement entwickeln wir innovative Lösungen für mobile Endgeräte.

Die mobile Internetnutzung hat in den letzten Jahren rapide zugenommen. Kein Wunder, denn für Smartphone & Co. wird immer mehr geboten.
Wichtig ist die Einfachheit der Bedienung und die Übersichtlichkeit der Apps, denn der User muss ohne großen Aufwand den Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben.

Diese Voraussetzungen waren die Maxime für die Entwicklung der App PTC Track & Trace.
Sie haben Ihren Fuhrpark sofort im Blick und ein Fuhrparkmanagement im Taschenformat. Der Zugriff ist jederzeit und überall möglich – sowohl über Smartphone als auch über Tablet.

Die Features sind vielfältig:

• Echtzeitortung
• Tracking aller Fahrzeuge
• vollständige Routeninformationen für jede Fahrt in der Kartenansicht
• detaillierte Fahrzeuginformationen für mehrere ausgewählte Fahrzeuge
• Individueller Fahrzeugstatus: Fahren, Parken, Halten, Stoppen und Zünden
• Sowie weitere Detailinformationen

Ziel ist es, Zeit und Geld zu sparen. Wer ist oder war wann wo und wie lange?
Mit unseren Apps bieten wir Lösungen für verschiedene Branchen und gehen auf Wünsche und Bedürfnisse unserer Kunden ein.

Im Google Playstore und Apple Store finden Sie alle aktuellen Versionen unserer Apps.

Wenn Sie Interesse an unseren Lösungen und Apps haben, rufen Sie uns an +49 (0) 261 973 5230 oder schreiben Sie uns eine E-Mail!

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Neue Ideen, neues Wissen, neue Möglichkeiten – vom 20. – 24. Mai 2019 sind wir bei den LANDWEHR Anwenderwochen dabei. Gemeinsam mit unseren Partnern werden wir auf dem Kundenevent Erfahrungen austauschen und mit den Besuchern in den aktiven, konstruktiven und informativen Dialog gehen.

Unser Thema: „Apps & Co – So einfach kann Telematik sein“. Wir werden unsere Lösungen für die Branche Gebäudedienstleister vorstellen. Effizientes Fuhrparkmanagement ist mehr als nur Fahrzeug-Tracking: Auch die Tourenplanung und die Übermittlung von Aufträgen an den Fahrer sind von enormer Bedeutung. Mit innovativen Apps sowie satellitengestützten Telematik-Anwendungen „rund um den Fuhrpark“ bieten wir neue Möglichkeiten für Unternehmen, die digital durchstarten wollen. Im Vortrag sprechen wir darüber, wie einfach Telematik sein kann und welche mobilen Anwendungen wir dafür bieten.

Neben interessanten Keynotes und spannenden Vorträgen erwartet Sie auch am Abend ein abwechslungsreiches Programm. Nutzen Sie die Chance für Networking, Erfahrungsaustausch und neue Wissensimpulse. Sichern Sie sich jetzt Ihr Ticket für die LANDWEHR Anwenderwochen und kommen Sie uns an unserem Stand besuchen!

Wir freuen uns auf Sie!

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Die PTC Telematik GmbH ist mit einem Messestand vom 26. – 29. September 2019 auf der NUFAM vertreten.

Bereits zum sechsten Mal findet die Nutzfahrzeug-Messe in Karlsruhe statt.
Rund 400 Aussteller zeigen das gesamte Leistungsspektrum der Nutzfahrzeugbranche und PTC wird im Bereich Telematiklösungen für Sie vertreten sein. Auf unserem Stand präsentieren wir Ihnen Informationen und innovative Lösungen „rund um den Fuhrpark“.

Seit 2009 findet die NUFAM in Karlsruhe statt. Über 23.000 Fachbesucher nutzen die Messe als zentrale Informationsplattform rund um das Thema Nutzfahrzeuge. Es wird ein abwechslungsreiches Programm zu den Themen Telematik, Werkstatt, Kommunalfahrzeuge und Ladungssicherung sowie Vorträge und Diskussionsrunden zu aktuellen Branchenthemen geboten. Mit rund 400 Ausstellern belegt Sie dieses Jahr das gesamte Messegelände sowie das großzügige Freigelände.

Seien Sie gespannt auf interessante Fachgespräche und viele weitere Informationen und besuchen Sie uns auf der NUFAM 2019!

Weitere Informationen zur NUFAM

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